Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Cloudmanufaktur GmbH, Seestrasse 46, 8598 Bottighofen, Schweiz.

Vertreter in der Europäischen Union nach Art. 27 DSGVO: Sebastian Kursawe, Sandberg 20, 89165 Dietenheim, Deutschland.

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Unternehmenszugehörigkeit, Rolle (Administrator/Mitglied) — verwaltet über unseren Anmeldedienst Keycloak; schaltet ihr die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichert Keycloak zusätzlich den geheimen Schlüssel eurer Authenticator-App.
• Chatinhalte: gesendete Nachrichten und die dazugehörigen KI-Antworten.
• Generierte Inhalte: erzeugte Bilder, Musiktitel, Sprachansagen, Videos, Entwürfe aus „Gestalten“, Briefe und Angebote sowie Webseiten-Projekte aus „Webseite erstellen“ (Gespräch, Konzept, Entwürfe, Quelltext und Versionen der Seite) inklusive des Eingabetexts (Prompts) und der dafür hochgeladenen Dateien (z. B. Briefpapier, Logos, Fotos).
• Webseite erstellen: Inhalte, Logo und Fotos einer von euch angegebenen bisherigen Webseite (von unserem Server aus den öffentlich abrufbaren Seiten eingelesen) sowie – falls ihr ihn eintragt – der Zugang zu eurem Webspace (Server, Benutzername, Passwort; das Passwort speichern wir verschlüsselt), siehe Abschnitt 6.
• Firmenwissen: von Administrator:innen hochgeladene Dokumente (z. B. Preislisten, AGB, Handbücher) samt des daraus gelesenen Textes. Sie bleiben auf unseren Servern in Deutschland gespeichert, bis sie gelöscht werden. Wählt ihr bei einer Anfrage einen externen Anbieter, erhält dieser nur die zur Anfrage gefundenen Abschnitte – mit KernKI oder im Modus „Vertraulich“ verlässt nichts unseren Server.
• Nutzungsmetadaten: Token-/Zeichen-/Sekundenanzahl je Anfrage, für die Nutzungsanzeige und die Durchsetzung des monatlichen Nutzungsvolumens (siehe Abo & Nutzung).
• IP-Adresse: bei der Unternehmensregistrierung sowie bei jeder Chat-/Bild-/Musik-/Ansagenanfrage, ausschließlich zur Missbrauchs- und Sicherheitsprüfung (internes Aktivitäts-Protokoll, nicht für Kund:innen einsehbar).
• Zahlungsdaten: werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet — wir selbst speichern keine Kartendaten, nur eine anbieterseitige Kundenkennung.

Chat-Anfragen laufen standardmäßig über unser eigenes, lokal gehostetes KI-Modell auf eigener Infrastruktur (Serverstandort Deutschland) — dabei verlassen keine Daten unsere Server.

Entscheidet ihr euch aktiv für einen externen Anbieter (Claude/Anthropic, OpenAI oder Google Gemini für Chat; OpenAI oder Google für Bilder; Google für KI-Filmszenen und Standbilder in Videos; ElevenLabs oder Suno für Musik, Sprachansagen und Video-Sprecher; Claude/Anthropic und Google für „Webseite erstellen“, siehe Abschnitt 6), werdet ihr vor der ersten Nutzung um ausdrückliche Zustimmung gebeten — erst danach werden die jeweiligen Anfragen an diesen Anbieter übermittelt. Videos setzt KERN KI auf unseren eigenen Servern in Deutschland zusammen (Animationen, Untertitel, Schnitt). An Google gehen dabei nur die Bildbeschreibungen der KI-Filmszenen und Standbilder sowie ein von euch hochgeladenes Startbild; diese Beschreibungen bereitet vorher Claude für das Videomodell auf. Für das Drehbuch sieht Claude auch das Material, das ihr für ein Video hochladet oder abfotografieren lasst (verkleinerte Vorschaubilder); in die Videobilder selbst wird es auf unseren eigenen Servern eingesetzt. Habt ihr der Übermittlung an Google zugestimmt, sieht sich Google (Gemini) das fertige Video vor der Auslieferung einmal an und prüft es auf Fehler, etwa falsch ausgesprochene Namen, Bildfehler oder Text, der nicht zum Gesprochenen passt. Dafür wird das fertige Video einschließlich des darin enthaltenen Materials an Google übermittelt; KERN KI löscht die Datei dort direkt nach der Prüfung wieder. Nennt ihr ein Vorbild-Video (YouTube-Link), übermittelt KERN KI nur diesen Link an Google, um Stil und Machart des Vorbilds auszuwerten. Diese Zustimmung wird pro Person und Anbieter gespeichert und kann bei Cloudmanufaktur GmbH jederzeit widerrufen werden.

Wer möchte, kann unter „Postfach verbinden“ eigene Postfächer mit KERN KI verbinden — wahlweise Microsoft 365/Exchange Online oder Google Mail/Google Calendar, vollständig freiwillig und ausschließlich für das eigene Konto, nicht für das ganze Team. Beim Verbinden meldet ihr euch direkt beim jeweiligen Anbieter (Microsoft bzw. Google) an und erteilt Zugriff zum Lesen von E-Mails und des Kalenders (kein Schreiben oder Ändern von Terminen, kein Ändern oder Löschen von E-Mails); den Zugriff bestätigt ihr dabei ausdrücklich vorab. Zusätzlich enthalten ist die Berechtigung, in eurem Namen E-Mails zu versenden — dieser Versand erfolgt ausschließlich dann, wenn ihr ihn selbst auslöst: entweder durch einen ausdrücklichen Klick auf „Senden“ in einem von euch geprüften Entwurf, oder durch die von euch selbst eingeschaltete Zustellung des Tages-Briefings an eine von euch festgelegte Adresse (Abschnitt 5). Die KI kann den Versand nicht selbst anstoßen. Außerdem umfasst die Verbindung die Berechtigung, Entwürfe in eurem Entwurfsordner anzulegen (Microsoft: „Mail.ReadWrite“, Google: „gmail.compose“). KERN KI nutzt sie ausschließlich, wenn ihr selbst auf „Als Entwurf ablegen“ klickt, und ändert, verschiebt oder löscht keine bestehenden E-Mails. Versendet wird ein Entwurf erst, wenn ihr ihn selbst in Outlook bzw. Gmail absendet. Postfächer, die vor dem 10. Oktober 2026 verbunden wurden, erhalten diese Berechtigung erst nach einem erneuten Verbinden. Die Zugriffs-Token speichern wir verschlüsselt.

Die Suche bzw. der Kalenderabruf laufen ausschließlich live bei eurer jeweiligen Chat-Anfrage — es wird kein Postfach- oder Kalenderinhalt dauerhaft bei uns gespeichert oder im Hintergrund kopiert. Fragt ihr die KI etwas zu euren E-Mails, durchsucht sie alle Ordner des verbundenen Postfachs (inkl. Gelöschte Elemente/Papierkorb und eigene Unterordner) sowie den Inhalt von Anhängen (z. B. PDF, Word, Excel, PowerPoint); fragt ihr nach Terminen, liest sie die Termine des angefragten Zeitraums aus eurem Kalender. Dabei gefundene E-Mail-Ausschnitte oder Termine übermittelt sie an den in diesem Moment gewählten externen Anbieter (Claude oder OpenAI — bei Google Gemini als Chat-Modell technisch nicht verfügbar, unabhängig davon, welcher Postfach-Anbieter verbunden ist) — es gilt dieselbe vorab erteilte Zustimmung wie in Abschnitt 3. Verbundene Postfächer lassen sich jederzeit selbst wieder trennen; danach ist kein Zugriff mehr möglich und die gespeicherten Zugriffs-Token werden gelöscht.

Rechtsgrundlage ist eure ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) beim Verbinden. Für die Übermittlung an Claude/OpenAI gilt dieselbe Absicherung wie in Abschnitt 3 beschrieben (automatisch geltende EU-Standardvertragsklauseln). Microsoft 365/Exchange Online unterliegt als Auftragsverarbeiter zusätzlich der eigenen, mit eurem Unternehmen bestehenden Datenschutz-Vereinbarung von Microsoft; bei einem verbundenen Google-Konto gilt entsprechend Googles eigene Auftragsverarbeitungsvereinbarung für Google-Workspace-/Google-Konten. Die von KERN KI genutzten Google-Berechtigungen (Gmail lesen, Gmail versenden, Gmail-Entwürfe anlegen, Kalender lesen) entsprechen technisch exakt der oben beschriebenen Nutzung — es werden keine weiteren Google-Daten abgerufen oder gespeichert als hier beschrieben. Die Einwilligung könnt ihr jederzeit durch Trennen des Postfachs mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — das entzieht KERN KI den Zugriff sofort; zusätzlich lässt sich der Zugriff auch direkt im jeweiligen Microsoft- oder Google-Konto selbst entziehen.

Das Tages-Briefing ist standardmäßig ausgeschaltet und muss von euch aktiv eingeschaltet werden. Ist es aktiv, wertet KERN KI einmal täglich zur eingestellten Uhrzeit eure verbundenen Postfächer aus, auch ohne dass ihr in diesem Moment angemeldet seid — das ist der wesentliche Unterschied zur normalen Mailsuche aus Abschnitt 4, die immer nur auf eure konkrete Anfrage hin läuft. Ausgewertet werden unbeantwortete Konversationen, Termine sowie — sofern ihr das eingeschaltet lasst — Fristen aus Anhängen (z. B. Rechnungen, Verträge).

Verarbeitet wird dabei ausschließlich über Claude (Anthropic PBC, USA). Das Briefing nutzt nicht das lokale KERN-KI-Modell, weil die dafür nötige mehrstufige Recherche über viele Schritte ein entsprechend leistungsfähiges Modell voraussetzt. Übermittelt werden die Betreffzeilen, Absender und Textinhalte der geprüften E-Mails sowie der Textinhalt der dafür geöffneten Anhänge.

Wie Anthropic mit diesen Daten umgeht (Stand September 2026, Nutzung über die kostenpflichtige API — nicht über die kostenlosen Endkundenprodukte):

• Über die API übermittelte Inhalte werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
• Anthropic speichert Ein- und Ausgaben standardmäßig für höchstens 30 Tage und löscht sie danach. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur im Ausnahmefall, wenn Inhalte im Rahmen der Missbrauchsprüfung als Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen eingestuft werden.
• Mit Anthropic besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; für die Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln — dieselbe Absicherung wie in Abschnitt 3 für alle externen Anbieter beschrieben.

Die Verarbeitung ist damit nach unserer Bewertung DSGVO-konform: Rechtsgrundlage ist eure ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die ihr mit dem Einschalten des Briefings sowie mit der Zustimmung zu Claude (Abschnitt 3) erteilt. Ihr könnt sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), indem ihr das Tages-Briefing wieder ausschaltet — danach findet keine automatische Auswertung mehr statt.

Das erstellte Briefing selbst speichern wir wie eine normale Agent-Aufgabe in eurem Konto, bis ihr es löscht. Habt ihr die Zustellung per E-Mail eingeschaltet, versendet KERN KI das Briefing zusätzlich über euer verbundenes Postfach an die von euch festgelegte Adresse (voreingestellt eure eigene). Der Verbrauch wird eurem monatlichen Nutzungsvolumen angerechnet wie jede andere Anfrage.

Mit „Webseite erstellen“ entwickelt KERN KI auf euren Auftrag eine Webseite. Dafür verarbeiten wir eure Angaben im Gespräch, die Inhalte einer von euch genannten bisherigen Webseite (unser Server ruft deren öffentlich abrufbare Seiten ab und übernimmt Texte, Logo und Fotos), von euch hochgeladene Logos und Fotos sowie die daraus entstehenden Entwürfe, den Quelltext und die gespeicherten Versionen der Seite.

Verarbeitet wird dabei über Claude (Anthropic PBC, USA) – das lokale KERN-KI-Modell wird für diese Funktion nicht verwendet. Übermittelt werden die Inhalte des Gesprächs, die Texte der bisherigen Webseite und euer Logo sowie – für die automatische Qualitätsprüfung – Bildschirmfotos der erzeugten Seiten. Sind darauf von euch hochgeladene oder übernommene Fotos zu sehen (z. B. Porträts), sind diese Teil der Bildschirmfotos. Neue Bilder erzeugt Google („Nano Banana“) aus Bildbeschreibungen; an Google gehen dabei nur diese Beschreibungen. Es gilt die Zustimmung je Anbieter aus Abschnitt 3; für Anthropic gelten die Angaben aus Abschnitt 5 (kein Training, Speicherung höchstens 30 Tage, EU-Standardvertragsklauseln).

Euer Webspace: Tragt ihr den Zugang zu eurem Webspace ein, speichern wir Servername, Benutzername und Passwort – das Passwort verschlüsselt. Es dient ausschließlich der verschlüsselten Verbindung (SFTP oder FTPS) zu eurem Webspace und wird nie an ein KI-Modell weitergegeben. Auf euren Auftrag lädt KERN KI die Vorschau und später die fertige Seite dorthin hoch. Beim Live-Schalten verschiebt bzw. löscht KERN KI die bisherigen Dateien in dem Umfang, den ihr ausdrücklich wählt (Sicherung in einem Archiv mit von euch gewählter Löschfrist oder sofortige Löschung). Euer Webspace-Anbieter ist dabei euer eigener Dienstleister, nicht unserer.

Webseiten-Projekte bleiben in eurem Konto, bis ihr sie löscht; sie sind in „alle eigenen Inhalte löschen“ (Abschnitt 8) enthalten. Das Löschen eines Projekts in KERN KI entfernt nicht die bereits veröffentlichte Seite auf eurem Webspace. Den gespeicherten Zugang könnt ihr jederzeit entfernen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Übermittlung an Anthropic und Google eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Abschnitt 3), die ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen könnt.

Über die jeweilige Löschen-Funktion (Chat, Bild, Musiktitel, Sprachansage) entfernte Inhalte werden endgültig gelöscht — sowohl der Datenbankeintrag als auch die zugehörige Datei auf unserem Server. Es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung durch euch selbst. Einzige Ausnahme: reguläre technische Datensicherungen (Backups) unserer gesamten Infrastruktur können gelöschte Daten für höchstens 60 Tage noch enthalten, bevor auch dort überschrieben werden.

Diese Backups dienen der Wiederherstellung nach versehentlichem Löschen oder fehlerhaften Migrationen; sie liegen aktuell auf demselben Server wie die Live-Datenbank (verschlüsselt, aber ohne externe Kopie) und schützen daher nicht vor einem Totalausfall dieses Servers selbst. Sie sind zudem keine Funktion, über die ihr oder wir einzelne gelöschte Chats oder sonstige Inhalte gezielt wiederherstellen können. Eine Wiederherstellung einzelner, von euch aktiv gelöschter Inhalte ist technisch nicht vorgesehen.

Konto- und Nutzungsdaten werden gespeichert, solange euer Unternehmenskonto besteht. Unter „Team“ könnt ihr jederzeit selbstständig alle eigenen Inhalte löschen (Chats, generierte Bilder/Musik/Ansagen, Code-Projekte, Webseiten-Projekte, Auswertungen, Fristen), ohne dass das Konto selbst aufgegeben wird — Inhalte anderer Teammitglieder bleiben davon unberührt.

Die abrechnende Person (Administrator:in) kann dort außerdem das gesamte Unternehmenskonto samt aller Daten selbstständig und unwiderruflich löschen, sobald keine weiteren Teammitglieder mehr im Konto sind — ein laufendes Abo wird dabei sofort beendet. Eine Kontolöschung ist damit nicht mehr nur auf Anfrage bei Cloudmanufaktur möglich.

• Hetzner Online GmbH — Hosting unserer Server-Infrastruktur (Serverstandort Deutschland).
• Externe KI-Anbieter (Anthropic, OpenAI, Google, ElevenLabs, Suno) — ausschließlich nach eurer ausdrücklichen Zustimmung je Anbieter, siehe Abschnitt 3.
• Brave Software, Inc. (Brave Search API) — Websuche als Werkzeug für Chat und Agent-Modus, wenn eine Anfrage aktuelles Wissen braucht. Läuft über die Search-API-Datenverarbeitungsvereinbarung von Brave mit Zero-Data-Retention-Option; Suchanfragen werden nicht mit eurem Konto verknüpft an Brave übermittelt.
• Microsoft (Microsoft 365/Exchange Online) — ausschließlich wenn ihr selbst ein Postfach für die optionale Mailsuche verbindet, siehe Abschnitt 4.
• Google (Gmail/Google Calendar) — ausschließlich wenn ihr selbst ein Google-Postfach für die optionale Mailsuche verbindet, siehe Abschnitt 4.
• Euer Webspace-Anbieter — ausschließlich wenn ihr unter „Webseite erstellen“ den Zugang zu eurem Webspace eintragt; dorthin übertragen wir eure Webseite auf euren Auftrag (siehe Abschnitt 6).
• Stripe — Zahlungsabwicklung für das PRO-Abo.
• Unser eigener E-Mail-Server (Standort Deutschland) — für Systembenachrichtigungen wie Team-Einladungen sowie Konto-E-Mails (z. B. Passwort zurücksetzen) über unseren Anmeldedienst Keycloak.

Euch stehen nach der DSGVO gegenüber Cloudmanufaktur GmbH folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): ob und welche personenbezogenen Daten wir über euch verarbeiten, sowie eine Kopie dieser Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung eurer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer zulässiger Grund entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): z. B. wenn ihr die Richtigkeit der Daten bestreitet, für die Dauer der Prüfung.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Herausgabe eurer Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format bzw. Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht — wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits überwiegen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird — insbesondere relevant für die Zustimmung zu externen KI-Anbietern (siehe Abschnitt 3).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde eures gewöhnlichen Aufenthaltsorts, eures Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes — unabhängig von einer vorherigen Kontaktaufnahme mit uns.

Zur Ausübung dieser Rechte könnt ihr euch an Cloudmanufaktur GmbH wenden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt — KI-Antworten unterstützen eure eigene Arbeit, treffen aber keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung euch gegenüber.

Unter „Videoanleitung" bieten wir euch — nur nach Anmeldung sichtbar — ein Video, das die Funktionen der KERN-KI-Plattform zeigt. Es liegt nicht auf unserem eigenen Server, sondern beim externen Anbieter Guidde Inc. (USA). Anders als das Video auf unserer Einladungsseite (siehe dort) wird es über einen eingebetteten Rahmen (iframe) von guidde.com geladen.

Ruft ihr die Seite „Videoanleitung" auf, wird das Video nicht automatisch geladen — es erscheint erst eine Vorschau mit einer bewussten Klickfläche „Video laden und abspielen". Erst mit diesem Klick baut euer Browser eine Verbindung zu guidde.com auf.

Laut der Datenschutzerklärung von Guidde erfasst der Dienst dabei IP-Adresse, Geräteinformationen und Nutzungsmuster und setzt eigene Cookies sowie Analysewerkzeuge (u. a. Google Analytics, Mixpanel, Segment, FullStory). Für Übermittlungen in die USA verweist Guidde auf das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie auf Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage für den Aufruf ist eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die ihr durch den bewussten Klick auf „Video laden" erteilt — ruft ihr die Seite ohne diesen Klick auf oder lest stattdessen den Text darunter, entsteht keine Verbindung zu guidde.com.

Wer keine Verbindung zu guidde.com aufbauen möchte, lässt „Video laden" einfach ungeklickt — der Link „Video direkt bei guidde.com öffnen" unter der Vorschau führt ebenfalls zu guidde.com und ist keine Alternative dazu, sondern nur eine andere Ansicht desselben Inhalts. Wer die gezeigten Funktionen ohne guidde.com nachvollziehen möchte, wendet sich direkt an uns.

Die Formulare „Eigene App anfragen“ und „KI-Kompetenzschulung“ könnt ihr auch ohne KERN-KI-Konto nutzen. Wir verarbeiten dabei:

• Eigene App anfragen: Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen sowie eure Beschreibung der gewünschten App.
• KI-Kompetenzschulung: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Zahl der Teilnehmenden und optional Telefonnummer sowie Terminwunsch oder Anmerkungen.

Unser Server leitet die Angaben direkt als E-Mail an unser Team weiter; in der Datenbank der Plattform speichern wir sie nicht. Wir nutzen sie ausschließlich, um eure Anfrage zu beantworten und euch gegebenenfalls ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf eure Anfrage hin).

Für Empfang und Speicherung der E-Mails setzen wir E-Mail-Dienstleister ein, die in unserem Auftrag arbeiten. Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Anfrage, sobald sie erledigt ist; andernfalls gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.